Suivre tes revenus et dépenses (et préparer tes impôts)

Ce qu'Altistate tient pour toi

Altistate tient le registre des revenus et des dépenses de tes immeubles, classé comme ton comptable en a besoin, et l'envoie directement dans QuickBooks Online (ou prépare les écritures pour Sage 50 et Acomba). À la fin de l'année, tu lui remets un rapport par propriétaire au lieu d'une boîte de factures.

1. Les dépenses: une seule fois

Dans la fiche de l'immeuble, ouvre Finances › Revenus et dépenses, puis « Ajouter une dépense ou un revenu ».

• Catégorie: choisis-en une dans la liste (taxes foncières, assurance, entretien, réparations, services publics, déneigement…) ou écris la tienne.
• Fréquence: « une seule fois » pour une facture, ou mensuelle, annuelle… pour une dépense qui revient. Une dépense récurrente se répète toute seule jusqu'à sa date de fin.
• Unité: laisse « Toute la propriété », ou choisis le logement concerné.

Avec le forfait Premium, prends la facture en photo avec « Photo d'une facture »: Altistate lit le montant, la date et le fournisseur, et range la facture dans ton Google Drive.

Les rénovations majeures vont plutôt dans Travaux › Rénovations: elles s'amortissent au lieu de se déduire en entier dans l'année.

2. Les loyers reçus

Dans Locatif › Loyers, les loyers du mois sont créés automatiquement pour chaque logement occupé. Marque chaque paiement reçu, ou inscris un paiement partiel. Un loyer non payé après le 5 du mois paraît dans les alertes, et Altistate prépare l'avis de retard et la mise en demeure à partir des montants réellement dus.

Pour bâtir ton historique d'un coup, « Inscrire les loyers de ce mois comme payés » inscrit le loyer actuel de chaque logement occupé. Corrige ensuite les exceptions.

3. Le relevé bancaire, en quelques minutes

Dans Gestion › Rapprochement bancaire, importe le relevé de ton compte en CSV (sur le site de ta banque: historique du compte, choisis la période, puis « Exporter » ou « Télécharger »).

• Les dépôts qui correspondent à un loyer impayé sont proposés comme loyers reçus.
• Les retraits sont proposés comme dépenses: choisis l'immeuble et la catégorie, et coche seulement ce qui concerne tes immeubles.
• Une dépense déjà inscrite n'est pas ajoutée deux fois. Le fichier est lu dans ton navigateur; il n'est ni envoyé ni conservé.

4. Le rapport annuel pour ton comptable

Dans Gestion › Propriétaires, indique à qui appartient chaque immeuble (toi, ta compagnie, une fiducie). Chaque propriétaire a son rapport annuel:

• Les loyers réellement perçus et les autres revenus.
• Les dépenses regroupées selon les lignes du T776 (le TP-128 du Québec reprend les mêmes catégories).
• Les intérêts hypothécaires du relevé annuel de ton prêteur, ou estimés tant que tu ne l'as pas inscrit.
• L'amortissement fiscal (DPA) à partir du coût du bâtiment sans le terrain.

Tu peux l'imprimer, l'exporter en CSV, ou l'envoyer directement dans QuickBooks Online depuis Gestion › Logiciels comptables. Pour Sage 50 et Acomba, Altistate prépare un fichier d'écritures à importer. Pour que ton comptable le consulte lui-même, donne-lui un accès en lecture seule.

Les renseignements des relevés 31 (logements loués au 31 décembre) sont aussi prêts dans Gestion › Documents, pour que tu les produises chez Revenu Québec à partir du 1er décembre.

Une routine simple

• Chaque mois: marque les loyers reçus, ou importe ton relevé bancaire.
• À chaque facture: une photo, ou une ligne dans Revenus et dépenses.
• En janvier: vérifie le rapport annuel et envoie-le à ton comptable.